Mengapa Software Payroll Itu Penting?

Istilah software payroll saat ini bukan hal asing. Khususnya di bagian Human Resources Department (HRD) suatu perusahaan/lembaga, penggunaan software tersebut jamak dilakukan. Beragam software penggajian canggih itu pun banyak beredar di pasaran. Menawarkan berbagai fitur yang memudahkan pekerjaan menghitung gaji para karyawan.

Nah, sebelum kita menjawab dan mengulas jawaban dari pertanyaan yang menjadi judul tulisan ini, ada baiknya dipahami terlebih dahulu fungsi payroll dalam mekanisme penggajian di suatu perusahaan atau lembaga pemerintah/swasta. Harapannya dengan memahami fungsi payroll, maka akan diperoleh gambaran yang lebih jelas mengapa kini keberadaan software payroll menjadi amat penting.

Fungsi Payroll

Payroll dapat diartikan sebagai sistem atau mekanisme penggajian yang diterapkan di perusahaan atau instansi pemerintah/swasta. Jadi, jika berbicara mengenai payroll maka akan terkait dengan masalah pembayaran gaji karyawan. Wujud fisiknya adalah slip gaji yang diberikan kepada karyawan setiap awal atau akhir bulan, tergantung peraturan dari perusahaan atau lembaga tersebut.

Berangkat dari definisi tersebut, dan juga pemaparan dari link hrpayrollsystems.net/payroll, fungsi payroll amatlah penting. Yakni bagaimana memberikan informasi secara detil dan akurat tentang hak materiil (uang) atau penggajian yang diterima oleh karyawan. Untuk itu, di bagian HRD memiliki satu posisi yang dinamakan payroll officer. Tugasnya melakukan penghitungan gaji setiap karyawan pada awal atau akhir bulan. Termasuk pula membuat laporan rekapitulasi gaji dari seluruh karyawan, yang menjadi bahan laporan keuangan perusahaan atau lembaga itu.

Lalu, apa saja yang harus dihitung oleh payroll officer, yang nantinya tercantum dalam slip gaji seorang karyawan? Ada beberapa item informasi yang dihitung. Mulai dari besaran gaji atau penghasilan kotor seorang karyawan. Tentunya, setiap karyawan memiliki besaran gaji berbeda-beda. Tergantung dari posisi atau jabatannya, beban (load) kerja, dan prestasi atau pencapaian target dari suatu pekerjaan.

Kemudian, setelah nilai dari penghasilan kotor dihitung, dilanjutkan dengan penghitungan potongan penghasilan dari karyawan tersebut. Item-item potongan gaji bisa berupa potongan dana hari tua/pensiun, asuransi ketenagakerjaan dan kesehatan (BPJS), potongan keterlambatan, potongan pinjaman atau utang ke perusahaan/lembaga, dan potongan pajak penghasilan (PPh).

Tentu saja nilai potongan gaji untuk setiap karyawan berbeda-beda. Ambil saja salah satu contoh item potongan PPh. Karena setiap karyawan memiliki besaran gaji pokok yang tidak sama, maka penghitungannya PPh juga berbeda. Termasuk ada juga yang besaran gajinya belum masuk wajib pajak, sehingga PPh-nya dihitung nol atau tidak ada.

Pentingnya Software Payroll

Sebelum software payroll ditemukan, proses payroll dikerjakan secara manual. Seorang payroll officer akan menghitung gaji karyawan dengan alat bantu hitung seadanya. Tentunya ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan ketelitian luar biasa. Karena ketika ada kesalahan penghitungan karena ketidakhatian, bisa menimbulkan masalah yang tidak diinginkan di kemudian hari.

Jika perusahaan atau lembaga tersebut jumlah karyawannya tidak banyak, mungkin penghitungan payroll secara manual tidak terlalu menjadi masalah. Namun, bagaimana jika karyawannya berjumlah ratusan hingga ribuan? Pasti proses payrollnya membutuhkan waktu lebih lama dan jumlah payroll officer yang lebih banyak.

Nah, dalam kasus seperti ini (penghitungan payroll perusahaan/lembaga besar), kehadiran software payroll menjadi amat membantu. Selain memangkas waktu pengerjan payroll menjadi lebih singkat, hasilnya pun dijamin akurat. Selain itu, jumlah payroll officernya juga lebih sedikit. Ini artinya, biaya pengeluaran perusahaan/lembaga untuk gaji payroll officer bisa semakin berkurang.

Jadi, software payroll bagi perusahaan/lembaga sangatlah dibutuhkan. Terutama bagi perusahaan/lembaga skala besar, software payroll menjadi hal wajib. Efisiensi waktu dan biaya adalah alasan utama mengapa keberadaan software penggajian itu harus dimiliki. Selain tentunya citra perusahaan/lembaga akan semakin baik karena dapat memberikan informasi penggajian secara cepat dan akurat. (daaruttauhiid)

sumber foto: linovhr.com