Memilih dan Menentukan Mitra
Memilih dan menentukan mitra adalah langkah pertama dalam merencanakan negosiasi. Mitra negosiasi bergantung pada posisi dalam negosiasi. Bila pada posisi yang mengajukan penawaran barang atau jasa, maka mitra negosiasi adalah prospek, klien atau calon costumer. Sedangkan bila pada posisi yang menerima penawaran, maka mitranya adalah pihak produsen yang menawarkan jasa atau barangnya.
Pada posisi manapun, memilih dan menentukan mitra tetap diperlukan dalam merencanakan negosiasi. Apabila sejak awal produsen telah memilih secara selektif, maka ia telah memperbesar peluang bagi keberhasilan negosiasi (transaksi) yang berarti meningkatkan efektifitas, sekaligus efisiensi karena menghemat waktu, tenaga dan biaya dalam proses penawarannya. Bagi pihak yang menerima atau mencari mitra untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasanya, maka memilih dan menentukan mitra pun akan dapat meniingkatkan efisiensi dan efektifitas
Dalam memilih mitra ini, seorang produsen yang akan menawarkan produk atau jasanya, dapat memperkirakan pihak yang membutuhkan produk dan jasa yang ditawarkannya. Ada banyak cara, dari mana seorang produsen memperoleh daftar calon mitra yang akan ditawarinya. Mulai dari informasi yang diperoleh dari data sekunder, semacam buku direktori perusahaan yang dijual bebas, informasi yang termuat di majalah atau surat kabar, atau bisa pula dari pertemuan langsung dengan pihak mitra potensial seperti melalui ajang promosi, pameran atau pertemuan informal yang tidak diduga. Darimana pun sumbernya, seorang produsen harus memiliki database tentang calon mitra, klien atau prospek yang akan ditawarinya.
Dari database yang dimilikinya, dapat bisa memilih mitra, prospek yang potensial untuk diajukan penawaran. Dengan adanya database, maka penawaran pun akan menjadi lebih terarah, dan meningkatkan peluang untuk memperoleh respon yang positif, selain itu menghemat waktu, biaya dan tenaga dibandingkan penawaran yang dilakukan secara umum tanpa pemilihan. Setiap penawaran pun, jika perlu, dapat dikemas sesuai dengan mitra yang ditawari.
Pada pihak yang membutuhkan atau menerima penawaran produk dan jasa, memilih mitra atau calon produsen yang akan memenuhi kebutuhannya pun perlu memilih mitranya. Untuk memilih mitranya, langkah awal setelah mengetahui spesikasi produk dan jasa yang dibutuhkan, adalah mengumpulkan informasi tentang pihak mitra. Informasi awal ini bisa melalui informasi dari berbagai media massa, cetak ataupun elektronik, maupun melalui event-event lainnya. Apabila menyangkut jumlah yang besar, maka bisa dengan menyelenggarakan proses tender seperti pada proyek-proyek, atau proses pitching untuk memutuskan agency yang akan menangani periklanan.
Selain informasi yang terbuka dan mudah didapat, pihak yang menerima penawaran pun sebaiknya mengumpulkan informasi pelengkap lainnya dari berbagai sumber yang dapat dipercaya, untuk menilai reputasi perusahaan yang akan memenuhi kebutuhan jasa dan produknya. Perusahaan yang telah memiliki reputasi, baik masih bersekala kecil maupun besar, akan membuka peluang yang lebih besar terpenuhinya kebutuhan sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Pihak produsen yang telah dikenal memiliki reputasi dan nama besar, biasanya memiliki tingkat harga atau tarif yang lebih tinggi. Dalam banyak hal, harga bukanlah hal yang dominant dalam memutuskan suatu proyek atau pekerjaan.
Sekalipun demikian, reputasi dan nama besar, tentu saja bukan pula satu-satunya jaminan. Tidak sedikit, perusahaan-perusahaan besar akan memperlakukan klien lebih “rendah”, dimana ia akan mengirim staf-stafnya yang masih “hijau” dan belum berpengalaman untuk menangani proyek, pekerjaan dan urusan anda. Karena itu, bagaimanapun, dalam proses negosiasi itulah kedua belah pihak bisa menguji kredibilitas dan reputasi masing-masing pihak.
Dengan informasi yang memadai dalam memilih mitra, maka seluruh pihak yang terlibat dalam negosiasi memiliki bekal yang memadai untuk mencapai suatu kesepakatan, karena keduanya telah memahami kebutuhan, kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Setalah langkah pertama dilalui, selanjutnya adalah merencanakan langkah berikutnya dalam merencanakan negosiasi adalah merencanakan pertemuan. (daaruttauhiid)
